Outlook-Sync
Ein Desktop-Tool zur automatischen Synchronisation von Terminen aus einem ERP-System in den Microsoft Outlook Kalender. Ziel war es, das Terminmanagement der Techniker zu vereinfachen ihnen im Außendienst jederzeit Zugriff auf aktuelle Termine zu ermöglichen.
Ausgangssituation
- Termine waren nur im ERP-System verfügbar. Zeiten, Orte und Arbeitsdetails mussten im Vorhinein abgeklärt werden.
- Kein mobiler Zugriff im Außendienst möglich. Telefonische Nachfragen beim Innendienst und auswendiglernen von Kunden- und Arbeitsdetails waren die Folge.
- Der manuelle Aufwand um seine Termine zu erreichen war langwierig und mühselig, außerdem teils nicht digital.
Lösung
Entwicklung einer Desktop-Anwendung, mit der Mitarbeiter auf Knopfdruck ihre relevanten Termine aus dem ERP-System in den Outlook-Kalender synchronisieren können. Durch die Outlook Mobile App können alle Termine auch im Außendienst jederzeit abgerufen werden.
Der Ladevorgang kann Termine mehrerer Wochen in sekundenschnelle neu hinzufügen, und automatisch Veränderungen von bestehenden Terminen erkennen und aktualisieren. Dieser Prozess kann durch mehrere Einstellungsmöglichkeiten angepasst werden.
Die Einstellungen umfassen unter anderem den Zeitbereich in dem Termine geladen werden sollen, in welchem Outlook-Kalender Termine erstellt werden sollen und ob Terminüberschneidungen angezeigt werden sollen.
Da die Termine von Innendienstmitarbeitern geplant, hinzugefügt und mit Kundendaten verknüpft werden, können diese Daten beim Ladevorgang den Outlook-Terminen eingefügt werden. Diese Daten umfassen zum Beispiel Kunden- und Arbeitsinformationen, Adressen und
laufende Anmerkungen zu den Projekten.
Technische Umsetzung
- Technologien: C# .NET, MSSQL, Office Interop-Framework
- Integration von MS Office um Kalenderfunktionen zu verwalten
- Daten aus ERP-Datenbank mit MSSQL-Skripten auslesen
- Identifikation relevanter Tabellen und Datenstrukturen zusammen mit IT-Administrator
- Effizienter Algorithmus im Kern, der Funktionen abhängig von bestehenden Daten steuert
Ergebnis
- Deutlich vereinfachter Zugriff auf Termine und damit zusammenhängende Informationen
- Tägliche Zeitersparnis, da manuelles Suchen von Terminen nicht mehr nötig ist
- Mobiler Zugriff auf Termine und Infos im Außendienst
- Kontinuierliche Weiterentwicklung über ~2 Jahre
Eigene Rolle
- Beratung, Architektur, Entwicklung und Deployment der Anwendung
- Kontinuierlicher Austausch mit IT-Administrator
- Auswahl der Technologien und Frameworks
- Laufende Erweiterung und Wartung